Quelle procédure pour les biens reçus en leg ?
Les biens entrant à l’actif d’une collectivité locale ou d’un établissement public doivent respecter un protocole rigoureux que ce soit en termes d’acceptation, qu’en terme d’écriture comptable.
Procédure d’acceptation
En matière de legs
Les legs consentis à une commune doivent être acceptés par une délibération de l’assemblée élue de ladite commune. Ainsi, en vertu de l’article L. 2242-1 du Code général des collectivités territoriales, c’est au conseil municipal de la commune qu’il revient de délibérer sur les legs qui lui sont faits.
Cette délibération ne peut intervenir qu’après l’accomplissement de certaines formalités. Le notaire dépositaire du testament est tenu d’adresser la copie intégrale au maire concerné dès l’ouverture du testament (article R.2242-1 du CGCT).
Les réclamations formulées par les héritiers légaux seront recevables auprès du Ministre de l’Intérieur dans un délai de six mois à compter de l’ouverture du testament. Ces dernières comportent les prénoms, nom et adresse des réclamants, leur ordre et degré de parenté vis-à-vis du défunt, ainsi que les motifs de la réclamation. Le Ministre de l’Intérieur se devra d’informer le maire concerné et il délivrera aux réclamants un accusé de réception. Au-delà de ce délai, l’accusé de réception fera mention de leur irrecevabilité.
En matière de donation
Le maire peut accepter provisoirement la donation en attendant la décision du conseil municipal. Les actes portant donation ayant en principe lieu devant notaire (sauf don manuel), celui-ci est tenu d’en donner avis aussitôt au receveur de la commune (article R.2242-3 du CGCT), et il appartient au préfet de réclamer la production de l’acte notarié constatant la donation. Après avoir pris connaissance de l’acte, et fait éventuellement expertiser les biens, le maire invitera le conseil municipal à se prononcer sur l’acceptation (ou le refus) de la donation.
Si l’acceptation provisoire n’a pas été insérée dans l’acte notarié, l’acceptation définitive du conseil municipal devra faire l’objet d’un acte séparé également authentique, qui devra être notifié au donateur en application de l’article 932 du code civil : l’acceptation provisoire est toutefois recommandée car elle a pour effet de rendre la donation irrévocable même si, dans l’intervalle entre l’acceptation provisoire et définitive, le donateur viendrait à décéder.
À la différence du legs, il n’y a pas de consultation de la famille du donateur, les héritiers réservataires ne disposant d’aucun recours jusqu’à l’ouverture de la succession. Ce n’est qu’après le décès du donateur qu’ils pourront éventuellement agir en réduction du don s’ils estiment qu’il dépasse la quotité disponible.
Pour les dons manuels, le donateur ou son représentant est tenu à une obligation de déclaration ou d’enregistrement auprès de l’administration fiscale dans le délai d’un mois suivant la signature de l’acte notarié.
Justification de l’opération
Pour constater l’entrée de bien à l’actif, des écritures doivent être passées. Ces écritures sont budgétaires, elles doivent être enregistrées par l’ordonnateur, cela signifie qu’il y aura donc émission de mandat et de titre
Le comptable procède à l’intégration du bien pour la collectivité, au vu de pièces transmises par l’ordonnateur en justification des mandats et titres :
- Décision de la collectivité acceptant le don ou legs,
- Copie de l’acte de disposition à titre gratuit,
L’ordonnateur mentionnera le n° d’inventaire et la localisation du bien afin que le comptable puisse mettre l’état de l’actif à jour.
Réalisation de l’opération
- Pour enregistrer l’arrivée de l’immobilisation dans l’actif de la collectivité, il est nécessaire d’affecter un numéro d’inventaire à cette nouvelle immobilisation. Dans Salvia Patrimoine, créez une nouvelle immobilisation en lui attribuant un numéro d’inventaire.
- Transmission du titre et du mandat au comptable accompagné des pièces justificatives. Attention : sur le mandat pensez à reporter le numéro d’inventaire attribué dans Salvia Patrimoine.
- Une fois la transmission du mandat réalisé, saisissez dans Salvia Patrimoine la référence du mandat passé sur le compte d’immobilisation. Ce report est nécessaire pour la réalisation du protocole Indigo Inventaire.
